Секреты эффективных совещаний Google и Tesla
Секреты эффективных совещаний Google и Tesla
Привыкли, что совещания – бесполезная трата времени? Это не всегда так. Коллективное обсуждение вопросов может быть продуктивным. Прочитайте статью и научитесь проводить совещания быстро, по четким правилам и всегда достигая цели.
Ларри Пейдж, CEO Google, став во главе компании, сразу направил всем сотрудникам имейл «Как эффективно проводить совещания».
Если коротко, то главная идея письма была: «Скорее всего, вам вообще не нужно совещание». Ларри считает, что ни одно важное решение не должно дожидаться совещания. Но если для принятия решения совершенно необходимо собрать вместе сотрудников, то следует сделать это немедленно.
Безусловно, если речь идет о действительно важном вопросе (запуск нового продукта, переход на другую технологию и др.), то без совещания не обойтись. Главное, помните, что совещание – это тоже рабочий проект, который требует наличия плана, регламента, проектной команды и четких целей.
Итак, пройдемся по основным пунктам.
1. Поставьте цель совещания и сформулируйте повестку встречи
Одна из главных проблем любого совещания – нечеткая цель. Если вы не можете себе ясно представить, чего хотите добиться с помощью совещания, задумайтесь, нужно ли его вообще назначать.
Формулировка цели должна содержать в себе конкретное действие. Например, не «обсудить запуск нового продукта», а «выбрать поставщика комплектующих для нового продукта». Если задача объемная, разбейте ее на несколько подпунктов, руководствуясь этой же логикой.
Расставьте вопросы повестки дня по степени их приоритетности/срочности. Так вы будете уверены, что самые важные решения приняты, даже если не все вопросы удастся обсудить.
Распределите задачи в такой очередности:
- Срочные важные задачи
- Задачи, требующие креативного подхода
- Несрочные важные задачи
- Все остальные вопросы
2. Определите оптимальный состав участников
Посмотрите на предварительный список участников и спросите себя: нужно ли всем этим людям сидеть на встрече? Может, чтобы узнать мнение некоторых сотрудников, будет достаточно короткого письма или телефонного звонка?
Пригласите на совещание только тех коллег, чьи компетенции принципиально необходимы для достижения цели совещания.
3. Разошлите информативное приглашение
В приглашении обозначьте не только время начала, но и длительность совещания. Также направьте всем повестку встречи и материалы для подготовки.
Все необходимые для принятия решения данные, таблицы, отчеты желательно разослать хотя бы за 24 часа до совещания. Дайте коллегам время на подготовку и избавьте себя от необходимости делать паузы на изучение документов во время самой встречи.
Элон Маск, глава компании «Тесла Моторс», известен своим суровым отношением к сотрудникам, пришедшим к нему неподготовленными. Неудивительно, что его совещания проходят быстро и эффективно.
4. Начинайте и заканчивайте совещание строго в запланированное время
Даже если кто-то из коллег опаздывает, это не повод терять время остальных. Такая практика постепенно дисциплинирует сотрудников и приучает к пунктуальности.
5. Сначала дайте слово наиболее важным участникам
Если произойдет непредвиденная ситуация, и кому-то из них придется покинуть совещание, оставшиеся участники смогут учесть его мнение.
6. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы
Все вопросы, пусть очень важные, но не вошедшие в повестку совещания, должны подождать до конца встречи. Упорно и последовательно возвращайте обсуждение к заданной теме.
7. Постарайтесь дать слово каждому участнику совещания
Кто-то готов выступать на публику часами, а кто-то может тихо отмолчаться. При этом важна точка зрения каждого участника (конечно, если их список был изначально составлен правильно). Не забывайте модерировать дискуссию, прерывать затянувшиеся монологи и давать слово тихоням.
8. Будьте скептиком, задавайте вопросы
Марисса Майер, глава Yahoo, активно оппонирует каждому докладчику на совещании.
«Как вы можете обосновать свое предложение? На чем основаны ваши данные? Какие исследования вы провели?» Зная, что такие вопросы обязательно последуют, коллеги будут тщательнее прорабатывать свою позицию и перестанут озвучивать первые пришедшие на ум идеи.
9. Выслушайте аргументы и примите решение
Если обсуждение все-таки затянулось и ушло в сторону, а выделенное время заканчивается, резюмируйте все важные мысли в нескольких тезисах и примите решение. В конце концов, именно это – главная цель встречи.
10. Заранее озвучьте критерии для принятия решения
Принятое решение может кого-то не устраивать. Сотрудники, высказывавшие непопулярную точку зрения, могут возмутиться, что вы прислушиваетесь только к «любимчикам».
Чтобы не показаться необъективным, воспользуйтесь еще одним методом Мариссы Майер и «используйте цифры, а не политику». Перед совещанием Марисса выдвигает набор метрик, которые участникам придется учесть перед принятием решения. В итоге это придает решению больший вес и объективность.
11. Подведите итог и распределите задачи
В конце совещания или сразу после него подведите итог встречи:
- Суммируйте главные выводы совещания
- Раздайте задания и назначьте ответственных
- Обозначьте конкретные сроки
Узнайте еще больше приемов для эффективных совещаний, а также рассмотрите кейсы компаний Facebook и Amazon – в курсе «Как провести эффективное совещание».
